Dasar surat menyurat

Dasar-dasar Surat Menyurat
-    Yang dimaksud surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang/lembaga kepada orang/lembaga lain, baik atas nama pribadi maupun dalam kedudukannya pada organisasi.(Suhanja Panji 1984:1)
-    Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. (Thomas Wiyasa Bratawijaya 1991 :5)

Fungsi Surat
a.       Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan
b.      Alat bukti tertulis
c.       Alat untuk mengingat
d.      Bukti historis
e.       Pedoman kerja

Sebelum menulis/menyusun surat ada beberapa langkah atau ketentuan yang harus diperhatikan untuk mengefektifkan penulisan surat antara lain:
1.      Menentukan Tujuan
2.      Mengandakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang akan dikemukakan dalam surat, termasuk mengumpulkan refrensinya/
3.      Menyusun masalah yang sudah dinventarisir sesuai dengan kaitan dan urutanya
4.      Menguraikan/menjabarkan masalah tersebut kedalam kalimat konsep surat.
Satu hal yang sangat penting diperhatikan dalam peyusunan surat adalah mempersiapkan bahasa yang akan dipergunakan dalam penulisan surat, yang pertama Bahasa surat harus bersifat : Sederhana, Umum dan bukan kata-kata dari bahasa daerah atau bahasa asing lainya. Disamping harus mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat-menyurat masalah gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yakni:
1.      Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat
2.      Faktor persoalan yang akan dikemukan didalam surat, misalnya Instruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainya.

Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/1957941-tehnik-surat-menyurat/#ixzz1uQpgMnW0